北海市招商促进局档案工作管理规定

发布时间:2015-07-15 08:43   文章来源:北海市投资促进局   [字体大小:  ]   打印文章
 
第一章  总  则
 
    第一条  为了加强我局档案工作,更好地为机关服务,根据《中华人民共和国档案法》等有关规定,结合我局实际情况,制定本规定。
    第二条  档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规等。
    第三条  我局档案的管理,采取文电合一,局办公室统一管理、各科室配合的原则。
    第四条  我局档案工作由分管综合科的局领导分管,具体工作由综合科科长主管,由综合科科长指派专人负责具体工作,在业务上受市档案局的指导、监督和检查。
    第五条  我局档案工作的基本任务是:
    1、集中统一管理本局的全部档案。负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、移交、销毁和提供利用等工作。
    2、指导、监督、检查各科室形成的各种文件、材料的收集、整理以及下属事业单位的档案工作。
第六条  档案工作人员要认真执行《保密法》,严守党和国家机密,遵纪守法,谦虚谨慎,认真学习,钻研业务,努力把档案工作做好。
 
第二章  档案归档制度
 
     第七条  为了完整、系统地保存本单位在工作活动中形成的各类文件材料,提高归档文件材料的质量,特制订档案归档制度。
    1.凡反映本单位工作活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
    2.凡需归档的文件材料都应字迹工整、图象清晰,禁止使用圆珠笔、红水笔、彩色蓝墨水笔起草,签批(科技档案有关资料除外),以便长期保管。
    3.办理完毕的文件材料要按立案卷类目及时归卷,文书档案在次年的上半年完成立卷归档工作;科技档案要在工作任务结束或告一段落后立卷归档。
    4.归档要准确、及时,不能遗失、损坏具有保存价值的文件材料。
    5.文件材料的归档份数一般只归档一份,特别重要和利用频繁的可归档多份。
    6.各办、局有责任协助各档案(资料)员做好文件材料的形成,积累、整理和归档工作。
 
第三章 档案保管制度
 
   第八条  按照国家档案局《档案库房技术管理暂行规定》,为改善档案保护条件,延长档案寿命,保证档案的完整与安全,特制订档案保管制度。
    1.档案库房必须符合档案保护的“八防”要求。即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防有害生物及防污染。
    2.档案库房内,非经档案管理人员许可,任何人不得擅自进入。
    3.档案库房内需配备足够的档案柜架,使得档案资料排放整齐,取阅方便,不易损坏。
    4.库房内需配备有湿温测量仪器,掌握库内外湿温变化规律,控制和调节库房湿温度。
    5.防止或减少紫外线对档案的影响,应采用白炽灯照明。
    6.库房门窗应加窗帘,避免阳光直射,为减少室外气侯急剧变化时对库房内的影响,门窗玻璃应完整。进出库房要随时检查,关好门窗。
    7.库房内严禁吸烟,要配有相应灭火消防器材。
    8.库房档案应配有防潮剂、樟脑精块,杀虫剂等。
    9.档案入库前应作清理、整顿,对损坏的档案要进行一次清洁、补修、消毒及保护性措施。
    10.做好卫生防疫工作,定期对库房管理情况进行全面检查,发现问题及时解决。
 
第四章 档案保密制度
 
    第九条  档案是国家的宝贵财富,为确保单位机密的安全,遵照《保密法》精神,结合本单位具体情况,特制定本制度。
    1.单位的全部档案划定密级,档案的密级可划分为“机密”“秘密”。单位领导班子会议记录卷定为机密。列为永久、长期保存的档案为机密。
    2.查阅机密档案必须由办公室主任批准,但不得复制和摘抄。
    3.档案人员应严格遵守保密纪律,不得随意向任何人泄密,对造成泄密事件的责任者要视情节严肃处理。
    4.把好资料收集、整理、销毁关,对有保密价值的文件、资料须认真收集、归档,处理保密废纸,经综合科长批准后予以销毁,两人以上监督或送上级档案部门统一销毁。
    5.加强库房防范工作。及时检查门窗,对不合理的设施或隐患,要及时改正,做到安全保密一起抓。
    6.加强各科室自行整理档案的妥善保管,以防丢失及失密,造成不必要的损失。
 
第五章  档案利用制度
 
    第十条    档案员负责档案资料管理和提供利用工作,亲自查找调卷,督促借阅履行手续,无关人员未经有关领导批准,不准随意开柜查阅档案材料。
    第十一条  外单位人员来我局查阅档案,必须持有所在单位的介绍信或证件,填写利用档案登记表才可查阅。
    第十二条  档案材料一般不准外借,如有特殊情况,须经主管领导批准办理借阅手续,才能借出,并按规定时间退回。
    第十三条  凡查、借阅者必须爱护档案,不准撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿等,违者必究。
    第十四条  查阅人员归还档案材料时,应亲自交档案管理人员清点,办理注销手续。
    第十五条  查阅档案者必须遵守保密守则,严守党和国家机密。
 
第六章  档案人员岗位职责
 
    第十六条  档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,全心全意做好档案工作。
    第十七条  档案人员要热爱本职工作,刻苦钻研业务,掌握档案的分类、立卷和保护、管理、利用等知识技能。
档案人员要指导、协助和监督我局有关人员把归档文件材料收集齐全,按规定移交进档案室。
    第十八条  档案人员要做好档案材料的收集、整理和鉴定工作,编制检索工具,并按规定将永久、长期保存的档案向档案馆移交。
    第十九条  档案人员要建立档案查阅、借阅登记制度,做好防火、防盗、防虫、防潮、防高温、防尘、防霉烂等各项工作。
    第二十条  档案人员要做好保密工作,严守秘密,坚守岗位,不将档案材料擅自带离岗位或给无关人员抄阅,不随便谈论秘密事项,做到不失密、不泄密。
 
第七章 附  则
 
    第二十一条  本规定适用于我局机关及所属事业单位。
    第二十二条  本规定自2012年1月1日起施行。