北海市招商促进局档案工作管理规定
第一章 总 则
第一条 为了加强我局档案工作，更好地为机关服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合我局实际情况，制定本规定。
第二条 档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规等。
第三条 我局档案的管理，采取文电合一，局办公室统一管理、各科室配合的原则。
第四条 我局档案工作由分管综合科的局领导分管，具体工作由综合科科长主管，由综合科科长指派专人负责具体工作，在业务上受市档案局的指导、监督和检查。
第五条 我局档案工作的基本任务是：
1、集中统一管理本局的全部档案。负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、移交、销毁和提供利用等工作。
2、指导、监督、检查各科室形成的各种文件、材料的收集、整理以及下属事业单位的档案工作。
第六条 档案工作人员要认真执行《保密法》，严守党和国家机密，遵纪守法，谦虚谨慎，认真学习，钻研业务，努力把档案工作做好。
第二章 档案归档制度
第七条 为了完整、系统地保存本单位在工作活动中形成的各类文件材料，提高归档文件材料的质量，特制订档案归档制度。
1.凡反映本单位工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
2.凡需归档的文件材料都应字迹工整、图象清晰，禁止使用圆珠笔、红水笔、彩色蓝墨水笔起草，签批(科技档案有关资料除外)，以便长期保管。
3.办理完毕的文件材料要按立案卷类目及时归卷，文书档案在次年的上半年完成立卷归档工作；科技档案要在工作任务结束或告一段落后立卷归档。
4.归档要准确、及时，不能遗失、损坏具有保存价值的文件材料。
5.文件材料的归档份数一般只归档一份，特别重要和利用频繁的可归档多份。
6.各办、局有责任协助各档案(资料)员做好文件材料的形成，积累、整理和归档工作。
第三章 档案保管制度
第八条 按照国家档案局《档案库房技术管理暂行规定》，为改善档案保护条件，延长档案寿命，保证档案的完整与安全，特制订档案保管制度。
1.档案库房必须符合档案保护的“八防”要求。即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防有害生物及防污染。
2.档案库房内，非经档案管理人员许可，任何人不得擅自进入。
3.档案库房内需配备足够的档案柜架，使得档案资料排放整齐，取阅方便，不易损坏。
4.库房内需配备有湿温测量仪器，掌握库内外湿温变化规律，控制和调节库房湿温度。
5.防止或减少紫外线对档案的影响，应采用白炽灯照明。
6.库房门窗应加窗帘，避免阳光直射，为减少室外气侯急剧变化时对库房内的影响，门窗玻璃应完整。进出库房要随时检查，关好门窗。
7.库房内严禁吸烟，要配有相应灭火消防器材。
8.库房档案应配有防潮剂、樟脑精块，杀虫剂等。
9.档案入库前应作清理、整顿，对损坏的档案要进行一次清洁、补修、消毒及保护性措施。
10.做好卫生防疫工作，定期对库房管理情况进行全面检查，发现问题及时解决。
第四章 档案保密制度
第九条 档案是国家的宝贵财富，为确保单位机密的安全，遵照《保密法》精神，结合本单位具体情况，特制定本制度。
1.单位的全部档案划定密级，档案的密级可划分为“机密”“秘密”。单位领导班子会议记录卷定为机密。列为永久、长期保存的档案为机密。
2.查阅机密档案必须由办公室主任批准，但不得复制和摘抄。
3.档案人员应严格遵守保密纪律，不得随意向任何人泄密，对造成泄密事件的责任者要视情节严肃处理。
4.把好资料收集、整理、销毁关，对有保密价值的文件、资料须认真收集、归档，处理保密废纸，经综合科长批准后予以销毁，两人以上监督或送上级档案部门统一销毁。
5.加强库房防范工作。及时检查门窗，对不合理的设施或隐患，要及时改正，做到安全保密一起抓。
6.加强各科室自行整理档案的妥善保管，以防丢失及失密，造成不必要的损失。
第五章 档案利用制度
第十条 档案员负责档案资料管理和提供利用工作，亲自查找调卷，督促借阅履行手续，无关人员未经有关领导批准，不准随意开柜查阅档案材料。
第十一条 外单位人员来我局查阅档案，必须持有所在单位的介绍信或证件，填写利用档案登记表才可查阅。
第十二条 档案材料一般不准外借，如有特殊情况，须经主管领导批准办理借阅手续，才能借出，并按规定时间退回。
第十三条 凡查、借阅者必须爱护档案，不准撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿等，违者必究。
第十四条 查阅人员归还档案材料时，应亲自交档案管理人员清点，办理注销手续。
第十五条 查阅档案者必须遵守保密守则，严守党和国家机密。
第六章 档案人员岗位职责
第十六条 档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，全心全意做好档案工作。
第十七条 档案人员要热爱本职工作，刻苦钻研业务，掌握档案的分类、立卷和保护、管理、利用等知识技能。
档案人员要指导、协助和监督我局有关人员把归档文件材料收集齐全，按规定移交进档案室。
第十八条 档案人员要做好档案材料的收集、整理和鉴定工作，编制检索工具，并按规定将永久、长期保存的档案向档案馆移交。
第十九条 档案人员要建立档案查阅、借阅登记制度，做好防火、防盗、防虫、防潮、防高温、防尘、防霉烂等各项工作。
第二十条 档案人员要做好保密工作，严守秘密，坚守岗位，不将档案材料擅自带离岗位或给无关人员抄阅，不随便谈论秘密事项，做到不失密、不泄密。
第七章 附 则
第二十一条 本规定适用于我局机关及所属事业单位。
第二十二条 本规定自2012年1月1日起施行。